Nasza strona używa cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i zmianie ustawień w przeglądarce. Korzystając ze strony, wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Rozumiem

Zdążyć na jutro. Jak nie tracić czasu niepotrzebnie

  • 26-11-2016

Zdążyć na jutro. Jak nie tracić czasu niepotrzebnie

Porozmawiajmy trochę o zarządzaniu czasem. Ten artykuł łączy w sobie podejścia Stephena Corvey i Marka Fostera. Metodyki tych autorów przydadzą się każdemu, kto zna presję zbyt dużego natłoku spraw i nie nadąża za życiem.

 

Tryb dnia

Wczesny poranek to najlepszy czas na aktywność intelektualną, przy czym mówimy o naprawdę wczesnym funkcjonowaniu - około czwartej nad ranem. W filozofii wschodniej czas ten jest nazywany “brahma-muhurta”. Wschodni mędrcy twierdzą, że nie istnieją sowy, tylko “nieprawidłowe skowronki”. Jeśli mamy przed sobą zadanie, aby przestudiować ważne materiały czy napisać artykuł nie rozpraszając się na otoczenie, czwarta godzina jest na to najlepsza. Mózg pracuje bardziej wydajnie i łatwiej się skupia na jednym konkretnym zadaniu: nauce języka, własnym projektem informatycznym czy pisaniu książki.

Jak jednak możemy obudzić się o tej godzinie?

Wczesna pobudka zaczyna się już wieczorem i składa się z następujących czynności:

  • nie przejadamy się na noc (zwłaszcza produktami zbożowymi );

  • planujemy swój dzień: co dokładnie chcemy zrobić rano oraz zdefiniować powód, dla którego musimy wstać.;

  • kładziemy się wcześnie. Kwestia godzin snu, których potrzebujemy jest indywidualna, najczęściej siedem godzin nam wystarczy.

Co mamy do zrobienia?

Według książki Stephena Covey “7 nawyków skutecznego działania” wszystkie zadania możemy podzielić na 4 grupy według dwóch parametrów: termin i stopień ważności.

 

Sprawy nieważne

Możemy spędzać życie, skupiając się na drobnostkach.

Na przykład, członek rodziny zadzwonił i powiedział, że natychmiast chce założyć sklep online sprzedający miód. Jest to sprawa nieważna i w rzeczywistości nie pilna. Na takie rzeczy nie zwracamy uwagi i śmiało odmawiamy koledze.

Inna sytuacja:

dostajemy list z propozycją udziału w teście, ustalającym poziom IQ ze zniżką 20%, ale żeby z niej skorzystać, powinniśmy rozwiązać test (a więc również zapłacić) w ciągu 3 godzin. Oferta, oczywiście, jest ograniczona. Ta sytuacja to przykład zadań nieważnych, ale pilnych.

Do tej samej kategorii zaliczamy telefon od narzeczonej z prośbą by zawieźć ją do pracy, ponieważ “coś się popsuło w samochodzie” w czasie naszej pracy. Takie zadania delegujemy taksówkarzom.

Obserwowałem następującą sytuację w jednym z moich miejsc pracy. Produkt menadżer codziennie wykonywała zapytanie SQL, zapisywała go w formacie CSV i wysłała mailem. Dla niej to zadanie nie było ważne, ale było pilne. Patrząc na schemat, możemy od razu dojść do wniosku: automatyzacja. Rzeczywiście, kiedy zostałem odpowiedzialny za wykonanie tej czynności, w ciągu kilku dni zautomatyzowałem go. Proces nie rozpraszał mnie, ponieważ “powierzyłem” go Windows Scheduler.

 

Ważne zadania

Właściciele samochodów stykają się z sytuacją, kiedy środek transportu się psuje. W większości przypadków, zanim przykrość się stanie, samochód “podaje” nam “sygnały”. Na przykład, stuk w prawym kole. Możemy nie zwracać na to uwagi albo natychmiast skręcić do serwisu. Na początkowym etapie takie zadanie odnosi się do kategorii “ważne”, ale “niepilne”: samochód jeździ. Jednak prędzej czy później problem się rozwinie i nastąpi moment, kiedy samochód się zepsuje ostateczne. Zadanie staje się poważne i pilne.

Kolejny przykład:

będąc starszym informatykiem, możemy nad wieloma rzeczami pracować samodzielnie, osiągając najwyższą możliwą jakość. Jednak w tym samym momencie nie mamy czasu na rzeczywiście ciekawe zadania. Zadanie ważne i niepilne - nauczyć nowych praktykantów.

Jeśli tego nie zrobimy, w przyszłości stanie przed nami problem pozyskania specjalisty dla wsparcia poważnego projektu, ponieważ sami będziemy zajęci innym, bardziej odpowiedzialnym zadaniem.

Ogólna zasada jest następująca: za sprawy nieważne nie zabieramy się wcale albo je delegujemy.

Pozbywamy się od ich na tyle, na ile możemy. Sprawy ważne i pilne mamy pod kontrolą i nie dopuszczamy, aby się pojawiały w przyszłości. Sprawami ważnymi i niepilnymi zajmujemy się najpierw, poświęcając na nie kilka godzin dziennie. Do tej kategorii zaliczamy też pracę nad własnymi umiejętnościami, udział w wychowaniu dzieci, rodzinny urlop, udział w życiu społecznym.

Z przyjemnością dzielę się z Wami wspaniałym filmem Stephena Covey, w którym omawiany jest ten temat.

 

Jak pozbyć się drobnych zadań?

W swojej książce «Do it tomorrow», Mark Foster mówi, że pierwsza rzecz, którą musimy zrobić - stanąć na chwilę w miejscu i wszystkie sprawy zebrać do “jednego worka”. Pewne można zignorować i nawet się za nie nie zabierać, niektóre delegować, resztą się zająć własnoręcznie, jeżeli nie mamy możliwości delegacji. Głównym jednak celem jest to, aby jak największą liczbę zadań z “worka” “wyrzucić” zupełnie. W czasie, kiedy zajmujemy się porządkowaniem spraw, nie przyjmujemy nowych obowiązków: bierzemy dzień wolny, urlop, wyłączamy telefon.

 

Bufor: zrobić to jutro

Kiedy w zwykłym trybie dostajemy kolejne zadanie, jesteśmy skłonni zabierać się za nie natychmiast, albo przynajmniej wnikliwie się z nim zapoznać. Kolega z pracy wysłał linka - sprawdzamy. Żona mówi, że musimy zajrzeć do szkoły syna, żeby wytłumaczyć nauczycielom, że jest wegetarianinem.

 

 

Mark Foster mówi o tym, że w takiej sytuacji potrzebujemy “bufora”, do którego będziemy odkładać wszystkie zadania. Bufor ten nazywa się “jutro”. Cokolwiek byśmy nie dostali w ciągu dzisiejszego dnia, odkładamy tę sprawę na jutro (albo nie zgadzamy się na tę zadanie, jeśli nie jest wystarczająco ważne). Kolega prosi o to, żeby wysłać raport - jutro. Żona zadzwoniła i poprosiła kupić bilety - dobrze, jutro, słonko. Klient prosi o zmianę na stronie internetowej - nie ma problemu, jutro.

W taki sposób uzyskaliśmy listę zadań na jutrzejszy dzień, a dzisiaj zajmujemy się sprawami, które spłynęły do nas wczoraj. Czasami może się zdarzyć tak, że nie wyrobimy się wszystkim w ustalonym termine, i wtedy nadmiar zadań przejdzie na dzień pojutrze.

Musimy przestrzegać jednej ważnej zasady: lista zadań na dzisiaj jest zamknięta. Jeśli zaplanowaliśmy dzień, nie możemy dodawać tam nowych zapisów - nadmiar oznaczamy etykietą “jutro”. Oczywiście, zdarzają się sytuacje, kiedy musimy reagować pilnie - awaria, stłuczka, katastrofa klimatyczna.

Korzystamy  z zasady "jutro " mądrze .

lista zadań na dzisiaj jest zamknięta

Czy możemy przenosić zadania do koszyka “pojutrze”?

Oczywiście. Jutro - to tylko bufor minimalnej długości. Możemy mieć zadania, które powinniśmy wykonać konkretnego dnia, a wtedy zrobienie buforu w odpowiedniej dacie będzie absolutnie normalne.

Czy można zaplanować cały tydzień?

Stephen Corvey twierdzi, że robić to można, a nawet trzeba. Jak połączyć tę radę z wizją autora  książki «Do it tomorrow»? Zaplanujmy tydzień, ale nie ładując go w całości. Jedno-dwa ważne zadania tygodniowo wystarczą, reszta dojdzie sama. Jeśli pomiędzy planami na tydzień zostawimy wolne godziny, bez problemu będziemy mogli wykorzystać je na niezaplanowane wcześniej sprawy.

 

Bieżąca inicjatywa

Foster wprowadza pojęcie “bieżącej inicjatywy”. Są to czynności, które wykonujemy na codzień.

Przydatny projekt czy lekcje hiszpańskiego. Najprawdopodobniej, nie będziemy mogli zdefiniować konkretne zadania w ramach tych czynności, więc wpisujemy do planu dnia punkt “hiszpański”. Będzie on się powtarzał codziennie, a my będziemy codziennie czerpać przyjemność z odhaczania jego na liście. Swoją drogą, jest to dobry bodziec na podtrzymywanie nawyku.

 

Praca swoja i cudza

Jeśli zdarzają nam się problemy z przejściem przez całą dzienną listę nawet według systemu Covey-Fostera, oznacza to, że zajmujemy się nie swoją pracą. W sposób następujący możemy rozróżnić pracę swoją i nie należącą do nas:

 

  S W O J A   P R A C A                 C U D Z A   P R A C A
Rozwija własny biznes czy karierę. Rozpraszają, nie pozwalają się skupić na rozwoju biznesu czy kariery.
Opłacana. Nieopłacana.
Przynosi zauważalne korzyści. Ne przynosi zauważalnych korzyści.
Korzysta z naszych zdolności w pełni. Nie wykorzystuje zdolności w pełni.
Wyprowadza poza strefę komfortu. Zostajemy w strefie komfortu.
Jest wyzwaniem. Jest łatwa.
Praca, którą się możemy zająć tylko my. Pracą, którą może wykonać ktokolwiek.

 

Jeśli zajmując stanowisko kierownicze będziemy rysować ikonki czy wypełniać stronę w kontent to nie będą to czynności rozwijające biznes, lecz przeciwnie, hamujące postępy. Oczywiście, damy radę, ale te zadania powinny zostać oddelegowane. Skupiamy się tylko na tych zadaniach, których poza nami nikt nie może wykonać.

 

Narzędzia

Technicznie najłatwiej jest pisać w notatniku. Jest to normalne, ale nie zawsze wygodne: notatnik musimy mieć przy sobie, pamiętać o wpisywaniu zadań oraz o ty, żeby do niego zajrzeć. Trzeba zawsze mieć go przy sobie. Komputer czy telefon mogą zostać wygodniejszym zamiennikiem za pomocą:

 

  • Google Calendar dla planowania zadań, przywiązanych do konkretnej godziny. Tu systematyzujemy spotkania, wyjścia do kina, urodziny.

  • Trello , Asana czy Nozbe Tworzymy panel, synchronizujemy go z kalendarzem, i w kalendarzu planujemy jutrzejszy dzień. Dodatkowo, zadania możemy grupować według kategorii: prywatne, praca, społeczeństwo, przyjaciele. Tak, jak radził Stephen Corvey.

Myślę, że te narzędzia są wystarczające, aby żyć spokojnie. Metoda ta nie jest jedyną idealną, ale na pewno działa i warto o niej wiedzieć.

 

 

 

Help employers with preparing good IT job interview.

Add opinion about interview

Subscribe articles from Bulldogjob

Vladimir Varnavsky
Zobacz nowe oferty pracy