Branża IT w obliczu nowych przepisów o pracy zdalnej – wyjaśniamy

Choć praca zdalna jest z nami już od wielu lat, to od wybuchu pandemii przeżywa swój złoty okres. Wiele firm, zwłaszcza z branży IT zdało sobie sprawę, że zostawienie pracownika w domu może być dużo bardziej opłacalne niż trzymanie go w biurze. W tej sytuacji, obecnie nawet ponad 80% firm w branży IT daje możliwość pracy zdalnej. Czy najnowsze zmiany prawne nie spowodują odwrócenia tego trendu? Zapraszam na krótkie omówienie najważniejszych zmian.

Praca zdalna po staremu

Mimo ogromnej popularności pracy zdalnej, polskie prawo pracy do tej pory właściwie pomijało to zjawisko. Co prawda wciąż obowiązują przepisy o tzw. „telepracy”, jednak zostały one stworzone prawie 16 lat temu, w zupełnie innej epoce technologicznej i są obecnie mocno nieaktualne. Obecnie praca zdalna jest świadczona na podstawie krótkiego przepisu „ustawy covidowej”, który daje pracodawcom  możliwość wysłania pracowników na home office jedynie na określony czas. W tej sytuacji wprowadzenie do Kodeksu pracy całego rozdziału o pracy zdalnej stanowi istotnie „małą rewolucję”, na którą muszą się dobrze przygotować, zwłaszcza w branży IT.

Praca zdalna z inicjatywy pracownika lub pracodawcy

Zgodnie z nowymi przepisami, decyzja o pracy w formie zdalnej może zostać podjęta na 3 sposoby:

• w drodze porozumienia  między pracownikiem a pracodawcą (zarówno przy zawarciu umowy o pracę, jak i później);
• na polecenie pracodawcy;
• na wniosek pracownika;

Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną?

Nowe przepisy teoretycznie stwarzają taką możliwość. Pracodawca będzie mógł nakazać swojemu pracownikowi przejście w tryb zdalny:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Niezbędnym warunkiem jest jednak złożenie przez pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Jeśli pracownik nie złoży takiego oświadczenia lub poinformuje pracodawcę, że nie posiada warunków, pracodawca nie będzie mógł zmusić go do przejścia w system zdalny. Pracodawca nie będzie miał również żadnych środków aby zweryfikować prawdziwość oświadczenia złożonego przez pracownika.

Kiedy pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek pracownika?

Nowe przepisy przewidują również sytuacje, w których to pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek złożony przez: 

• pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł odmówić wyłącznie w przypadku, gdy powierzenie pracownikom wykonywania pracy zdalnej będzie niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Nowe obowiązki pracodawców

Ustawa o pracy zdalnej to przede wszystkim szereg nowych obowiązków po stronie pracodawców, do których należeć będzie przede wszystkim:

• opracowanie nowych regulaminów, zasad i procedur;
• zapewnienie materiałów i narzędzi do pracy zdalnej;
• określenie zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi;
• pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną;
• zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawcy, którzy nie chcą szczegółowo wyliczać dla każdego pracownika ekwiwalentu za wykorzystywany przez niego prywatny sprzęt oraz innych kosztów pracy zdalnej, będą mogli wprowadzić u siebie stały ryczałt, którego wysokość powinna zależeć m.in. od:

• norm zużycia wykorzystywanych materiałów i narzędzi pracy,
• cen rynkowych narzędzi pracy,
• cen rynkowych materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy,
• norm zużycia energii elektrycznej,
• kosztów usług telekomunikacyjnych.

Co ciekawe, zarówno ekwiwalent, jak i ryczałt za pracę zdalną, będą zwolnione z ZUS i podatku. Wielu pracodawców może uznać to za interesującą możliwość wprowadzenia „tanich” podwyżek dla pracowników wykonujących pracę zdalną. Warto jednak nie przesadzić w tym zakresie aby nie narazić się na nieprzyjemne efekty kontroli ZUSu lub skarbówki.

Kontrola pracy zdalnej

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej (a zatem również w domu). Kontrola będzie mogła dotyczyć:

• wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
• przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Kontrola powinna zostać przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem i w godzinach jego pracy, a podejmowane czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika i innych osób. Kontrola nie powinna także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. W praktyce taka kontrola będzie odbywać się z reguły przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się (np. telefon, poczta elektroniczna, chat).

Wypadek przy pracy zdalnej

Choć może to się wydawać zaskakujące, statystycznie zdecydowanej większości wypadków ulegamy w domu. Co powinien zrobić pracodawca jeśli wypadek miał miejsce podczas wykonywania pracy zdalnej?

Przede wszystkim musi uwzględnić fakt, że praca zdalna może być wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika i nie zawsze jest możliwość przeprowadzenia w tym miejscu kontroli. Z tego względu nowe przepisy przewidują, że termin dokonania oględzin miejsca wypadku będzie uzgadniany  z pracownikiem lub jego domownikiem (w przypadku gdy stan pracownika nie będzie pozwalał na uzgodnienie tego terminu). 

W przypadku gdy zespół powypadkowy uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości będzie mógł odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej. W takim przypadku zespół będzie zobowiązany do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy zdalnej w oparciu o posiadane informacje (zawarte w zgłoszeniu) oraz własną wiedzę i doświadczenie zawodowe oraz pozyskaną dokumentację.

Zakaz dyskryminacji za pracę zdalną

Zgodnie z przyjętymi założeniami, zakazane będą wszelkie formy dyskryminacji pracownika ze względu na wykonywanie przez niego pracy zdalnej. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł być traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. 

Pracodawca będzie musiał także umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na takich samych zasadach jak dla pozostałych pracowników.

Koniec pracy przy drinku?

Co ciekawe, dzięki nowym przepisom, pracodawca będzie mógł sprawdzić stan trzeźwości swoich pracowników, także tych wykonujących pracę zdalną. Za bycie pod wpływem środków odurzających wpływających na poczytalność, jak np. alkohol pracodawca będzie mógł nałożyć na niesubordynowanego pracownika karę pieniężną.

Co trzeba zrobić, aby przygotować się do zmian

Ilość zmian, które wprowadza ustawa o pracy zdalnej jest naprawdę spora, a duża część z nich będzie polegała na opracowaniu i wdrożeniu niezbędnych dokumentów i procedur. Wystarczy wspomnieć, że nie chodzi tutaj tylko o sam regulamin pracy zdalnej, ale również m.in. wzory nowych wniosków, informacji i oświadczeń, procedur ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej, czy też  informacji określającej BHP przy pracy zdalnej.

Nowe przepisy wchodzą w życie już za ok. 2 miesiące, więc czasu na ich wdrożenie nie zostało zbyt wiele.

O ekspercie

Michał Jagodziński jest radcą prawnym w KPPW Legal & Tax i specjalistą w zakresie prawa pracy. Na co dzień pomaga przedsiębiorcom i działom HR w przygotowaniu niezbędnych procedur, regulaminów i umów oraz wspiera ich w niełatwych zmaganiach z prawem pracy. Michał prowadzi również szkolenia dla działów HR i pracodawców w zakresie pracy zdalnej i innych zmian w kodeksie pracy.