Czy ewidencja czasu pracy Developerów jest niezbędna?

Jedną z niezaprzeczalnych korzyści, jaką daje specjalistom z branży IT ich praca twórcza jest możliwość skorzystania w rozliczeniu podatkowym z 50% kosztów uzyskania przychodów (w skrócie: „KUP”). Przysługuje ona pracownikom, zleceniobiorcom i osobom zatrudnionym na podstawie umowy o dzieło, którzy wykonują prace twórcze, a w skład ich wynagrodzenia wchodzi honorarium za prawa autorskie do wytworzonych przez nich utworów. Skorzystanie z 50% KUP pozwala na oszczędność podatkową wynoszącą nawet kilka do kilkunastu tysięcy złotych rocznie.

50% KUP nie może dotyczyć całości wynagrodzenia developera, ponieważ poza programowaniem wykonuje on również inne prace, które nie mają charakteru twórczego i nie mogą skorzystać z preferencji podatkowej. Powstaje w związku z tym pytanie: jak ocenić, jaka część wynagrodzenia developera to honorarium autorskie?

Przy ustalaniu wysokości honorarium autorskiego stosuje się zazwyczaj jedną z poniższych metod:

• ustala się stałą, ryczałtową wysokość honorarium autorskiego;
• ustala się określony procent wynagrodzenia, które stanowi honorarium autorskie;
• ustala się, że wysokość honorarium może być zmienna i jest zależna od faktycznego „kreatywnego” czasu pracy developera.

Sama kalkulacja honorarium to jednak nie wszystko. Zasadność zastosowania 50% KUP oraz stosunek honorarium do reszty wynagrodzenia trzeba jeszcze wykazać w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej. Pomimo że przepisy prawne nie przewidują wprost obowiązku ewidencjonowania prac twórczych przy korzystaniu z 50% KUP, to w praktyce jest to kluczowe dla wykazania prawidłowości zastosowanej metody kalkulacji i przyjętych stawek.

Od wielu lat, organy skarbowe, bardzo niechętnie spoglądały na stosowanie, jako podstawy wyliczenia honorarium, stałej kwoty określonej w umowie lub kryterium czasu przeznaczonego na pracę twórczą, bez odniesienia go do konkretnych utworów, które powstawały w związku z umową. W interpretacjach podatkowych można było znaleźć również stanowisko, że nie ma możliwości zastosowania 50% KUP do wypłacanych wynagrodzeń za prace twórcze w przypadku podziału honorarium na podstawie współczynnika procentowego (np. interpretacja z dnia 13 maja 2020 r., o sygn. 0115-KDIT1.4011.169.2020.1.MK).

W tym kontekście bardzo duże znaczenie ma wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 września 2021 roku, wydany pod sygn. akt II FSK 75/19, który rozstrzygał, w jaki sposób może być ustalana wysokość honorarium za prace twórcze. Choć Sąd potwierdził możliwość zastosowania różnych metod ustalania honorarium autorskiego (w tym ryczałtowego i procentowego), to jednocześnie podkreślił konieczność ewidencjonowania czasu pracy twórczej lub wytwarzanych utworów przez osoby korzystające z 50% KUP. Sąd zwrócił także uwagę, że ewidencja czasu pracy ta musi być na tyle dokładna, aby możliwym było powiązanie określonych okresów pracy z danym utworem.

Co nam grozi, jeśli nie prowadzimy ewidencji lub jest ona niedokładna?

W największym skrócie: poważna dopłata podatku. 

Organy skarbowe po przeprowadzonej kontroli mogą uznać, że wykonywane przez developera prace nie miały charakteru twórczego, bądź, że stosunek prac twórczych do pozostałych prac developera był inny, niż to wynika z przyjętej wysokości honorarium autorskiego. W takim przypadku skarbówka najpewniej zakwestionuje wysokość preferencyjnego rozliczenia i samodzielnie ustali dodatkowy podatek do zapłaty. 

Właśnie dlatego niezwykle ważne jest prowadzenie rzetelnej i dokładnej ewidencji czasu pracy oraz wytworzonych utworów. Nawet pomimo braku takiego obowiązku w przepisach podatkowych.

O ekspercie

Michał Jagodziński jest radcą prawnym w Kancelarii KPPW Legal & Tax. Specjalizuje się w prawie pracy, prawie autorskim i prawie IT. Na co dzień pomaga klientom zabezpieczyć się przed ryzykiem prawnym przy zawieraniu umów oraz wspiera przedsiębiorców przy tworzeniu bezpiecznego i efektywnego modelu prowadzenia biznesu.