Jak budować kulturę organizacji w IT dobrze i od czego zacząć

Czym jest kultura organizacji? 

Zadając pytanie “Jak opiszesz kulturę w Twojej organizacji?” w odpowiedzi możemy usłyszeć, że są to elastyczne godziny pracy, siłownia w firmie, piątki z pizzą czy owocowe wtorki, ale czy aby na pewno to wszystko?

Te proste stwierdzenia są elementami kultury, na którą składają się również elementy takie jak: wizja i misja, wartości organizacji, jej struktura, styl zarządzania, wszelkie zasady pisane i niepisane, zachowanie pracowników, procedury, styl komunikowania się — krótko mówiąc, wszystko to, co możesz zaobserwować i doświadczyć wewnątrz organizacji. 

Z definicji kultura organizacyjna to "Całość fundamentalnych założeń, które dana grupa wymyśliła, odkryła lub stworzyła, ucząc się adaptacji do środowiska i integracji wewnętrznej" (E.Schein).

Kultura organizacyjna to “normy społecznej i systemów wartości stymulujących pracowników, właściwy klimat organizacyjny, sposób zarządzania, podzielane znaczenia i symboli, schematy poznawcze, wymogi zachowania”. (B. Nogalski). 

Jak budować kulturę organizacyjną? 

Budowa kultury organizacyjnej to proces, podczas którego wszelkie jej elementy są dostosowywane do potrzeb, czy wizji organizacji. Przykładem zmian w kulturze niektórych organizacji jest, chociażby pandemia, której skutkiem było przeorganizowanie procesów wewnątrz organizacji oraz formy pracy — w dużej mierze przeszliśmy na pracę zdalną i/lub hybrydową, co pociągnęło za sobą skutki w postaci cyfryzacji i automatyzacji. 

Kultura organizacyjna powinna być zatem monitorowana, aby nie zboczyć z wytyczonego kursu, bądź aby podjąć działania w celu wytyczenia nowego, czyli reorganizacji. 

Każda organizacja posiada własną kulturę, ale co jeżeli nie sprzyja ona zatrzymaniu pracownika, jego dobremu samopoczuciu, czy rozwojowi? Budowanie kultury należy zacząć od zdefiniowania jacy chcemy być, a następnie przejść do rozpoznania sytuacji, czyli oceny jak jest teraz. Mając pełen obraz obecnej sytuacji oraz wizji, do czego dążymy, możemy wdrażać działania przybliżających do osiągnięcia wcześniej zdefiniowanych założeń. 

Rozpoznanie można przeprowadzić za pomocą badań jakościowych i ilościowych. Mając już konkretne, dane jesteśmy w stanie wyciągnąć wnioski. Badania jakościowe to, chociażby rozmowy 1on1, spotkanie follow up i inne, które pozwolą spotkać się i porozmawiać na temat tego, jakie działania wdrożyć, jakie kontynuować a jakich zaprzestać. Badania ilościowe to np. ankiety, warto, aby badania ilościowe szły w parze z jakościowymi, w ten sposób możemy zebrać pełniejszy obraz naszej organizacji.

Jakich błędów w budowaniu kultury organizacyjnej się wystrzegać ? 

1. Zbyt długie i złożone procesy wewnątrz organizacji

To może być zbyt długi proces rekrutacji, zbyt długi proces zatwierdzania urlopów, czy hierarchiczność. Procesy wewnątrz organizacji powinny być możliwie krótkie i jeżeli to możliwe również zautomatyzowane.

2. Sposób przeprowadzania analiz/badań

Zbyt wiele ankiet, za mało spotkań — badania ilościowe warto uzupełnić o spotkania twarzą w twarz. W dużych organizacjach będzie wymagało to więcej wysiłku, ale warto słuchać opinii pracowników, nie tylko je czytać. Spotkania twarzą w twarz przynoszą lepsze rezultaty, jeżeli poziom zaufania między współpracownikami jest wysoki.

3. Zbyt niski poziom zaufania

Zwiększenie poziomu zaufania można wypracować na kilka sposobów, np. zachowywać transparentność, poprzez konsekwentne zachowanie, a nawet otwartość na prywatne rozmowy ze współpracownikami i bycie dla nich wsparciem — nie ma jednej recepty na wzrost poziomu zaufania, jest to kwestia indywidualna i zmienna.

4. Zachwianie work life balance

Praca w nadgodzinach, przeładowanie zadaniami to czynniki, które niewątpliwie przyczyniają się do zwiększenia stresu, czy ogólnego spadku samopoczucia i jakości życia, co często niesie za sobą również negatywną atmosferę w pracy.

5. Brak kultury feedbacku

Jeżeli już to tylko ten negatywny i to nie zawsze konstruktywny. Jeżeli nie dostajemy feedbacku na temat naszej pracy, ciężko nam się rozwijać i zaczynamy zadawać sobie pytania:

• Czy dobrze wykonuje swoją pracę?
• Czy powinienem poprawić swoje umiejętności?
• Czy pracodawca jest ze mnie zadowolony itd.

Negatywny feedback też jest ważny, pozwala nam nie popełniać tych samych błędów — pamiętajmy jednak, aby był on konstruktywny i nieoceniający. Popełnianie błędów nie powinno być piętnowane, dzięki nim, również się rozwijamy.

Ludzie zazwyczaj wiedzą, kiedy coś “schrzanili” - większość doceni, jeżeli zamiast pogadanki otrzymają od Ciebie wsparcie w celu rozwiązania problemu. Przekazywanie feedbacku ma pozytywny wpływ na rozwój, atmosferę w pracy i samopoczucie pracowników, warto zatem go udzielać.

6. Brak kultury docenienia

Docenienie można rozumieć na kilka sposobów, niektórym wystarczy dobre słowo, niektórym “uścisk dłoni prezesa”, a niektórzy poczują się docenieni, jeżeli dostaną premię — i wszystkie te formy są ok. Formy docenienia można ustrukturyzować, porozmawiać z pracownikami, kiedy czują się docenieni i dostosować do nich odpowiednią formę docenienia.

Niedocenienie pracownika, czyli jego sukcesów — większych i mniejszych, dobrze wykonanego zadania, czy nawet brak podziękowania za to, co “wnosi do organizacji”, ma wpływ na zaangażowanie, czy samopoczucie tak jak w przypadku braku feedbacku na temat pracy. 

7. Zbyt małe poczucie przynależności

Warto zacząć od początku, czyli eliminowania tzw. “rekrutacyjnych błędów”, czyli po prostu zatrudnienia osób, które nie pasują do kultury organizacyjnej. Jak to zrobić? Już podczas rozmowy rekrutacyjnej warto porozmawiać o panujących zasadach w firmie, jej celach na przyszłość, a nawet aktualnej sytuacji, w jakiej znajduje się firma — na pewno nie powinniśmy niczego zatajać w celu szybkiego zamknięcia procesu rekrutacji, czy “zwabienia” do siebie konkretnej osoby.

Z drugiej strony obserwacja, jak rozmawiało Ci się z tą osobą? Jakie masz odczucia? Odpowiedź na te i więcej pytań pozwoli Ci stwierdzić, czy ta osoba pasuje do organizacji. A co jeżeli poczucie przynależności zmalało lub nawet znikło już po zatrudnieniu?

Przyczyn może być sporo, zaczynając od pracy zdalnej, a co za tym idzie niskiej interakcji ze współpracownikami, po zmianę sytuacji życiowej, która uniemożliwia funkcjonowanie w przyjętych zasadach panujących w organizacji. Za przykład niech posłuży decyzja o wyjeździe na stałe za granicę ,a w firmie pracuje się w systemie hybrydowym. Rozterki mogą powodować wycofanie się z życia firmy. Aby zwiększyć przynależność, warto opracować ogólny plan, lub indywidualny, zwiększający przynależność do organizacji.

8. Problemy w komunikacji

Przeładowanie informacjami lub niedoinformowanie. Aby tego uniknąć, warto stworzyć procesy komunikacji — dobrać odpowiednie kanały, określić do kogo zwracać się z konkretnymi sprawami itd. Problemy w komunikacji to także różne style komunikowania, które prowadzą do błędnego dekodowania informacji — warto zatem upewniać się, że dobrze rozumiemy przekazywaną treść, aby uniknąć niedopowiedzeń, czy założenia, że jest to zrozumiałe bez upewnienia się, że rzeczywiście tak jest.

Kultura organizacyjna, kilka porad, od czego zacząć: 

Zdefiniowanie jasnych celów organizacji

Określenie jej struktury, misji i wizji dopasowanych do potrzeb proces rekrutacji. Złożoność procesu rekrutacji zależna jest od tego, jakich osób szukamy i o jakich kompetencjach. Dla ułatwienia można stworzyć personę, a następnie zaprojektować proces rekrutacji.

Na przykład w Product Brew pracowników dobieramy selektywnie, poprzedzając decyzję dwoma spotkaniami z kandydatem. Początkowo chcemy porozmawiać z kandydatem, aby upewnić się, że pasujemy do siebie kulturowo, jeżeli tak jest to następnie umawiamy się na pair programming. Po pair programmingu niezależnie od decyzji przekazujemy feedback wraz z biletami do kina w podziękowaniu za poświęcony nam czas. 

Onboarding

Nowa praca może być sporym stresem, dlatego warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób przeprowadzamy onboarding, po to, aby nasz proces wdrożenia był jak najbardziej przyjazny dla nowych pracowników i dostarczył garść niezbędnych informacji. Fajnym rozwiązaniem jest stworzenie playbooka, co ułatwi kandydatom zapoznanie się z firmą, spotkania zapoznawcze, a także cykliczne follow up w celu zapewnienia wsparcia w trakcie wdrożenia. Warto wdrożyć narzędzia monitorujące zadowolenie z procesu wdrażania, aby stale podejmować akcje usprawniające. 

Dbanie o well-being

Holistycznie podejście do dobrostanu pracowników sprawia, że są oni mocniej zaangażowani i zmotywowani, mają lepsze samopoczucie i czują się mocniej związani z firmą. Pomysłów na dbanie o pracowników jest wiele, przykładowo w Product Brew oferujemy 24 dni płatnego urlopu wypoczynkowego, pokrywamy w całości koszt karty multisport bądź dofinansowujemy dowolny karnet sportowy.

Dofinansowujemy również prywatną opiekę medyczną, pracownicy mogą wybrać dogodny dla nich pakiet indywidualny. Nie pracujemy w nadgodzinach i umożliwiamy podejście work-life-integration do pracy. Dodatkowo dbamy o prawidłową ergonomię pracy, zapewniając pracownikom zdalnym oraz tym pracującym z biura ergonomiczne krzesło i biurko, zapewniamy też cały potrzebny sprzęt: monitor, MacBook Pro, klawiatura, myszka, słuchawki — wszystko, co niezbędne. Program well-being powinien być uszyty na miarę możliwości danej organizacji i oczekiwań pracowników, nie wszędzie sprawdzi się to samo!

Rozwój

Dbanie o rozwój pracowników to obowiązek każdego pracodawcy. Fajnie, jeżeli w organizacji istnieją specjalne programy szkoleniowe umożliwiające rozwój poziomy i pionowy, lub kiedy pracodawca umożliwia uczestniczenie w szkoleniach zewnętrznych. Jeszcze lepiej, jeżeli zasady rozwoju są ustrukturyzowane a budżet przeznaczony jest dla każdego pracownika.

Przykładowo w Product Brew oferujemy dodatkowe 15 dni wolnego w ramach “Investment Days”. To czas, który możemy wykorzystać np. aby pojechać na konferencję i nie myśleć o pracy, czy na przeprowadzenie warsztatu w celach charytatywnych. Czas ten można przeznaczyć także na napisanie artykułu lub po prostu na zwiększenie swoich umiejętności poprzez uczestnictwo w szkoleniach i kursach. 

Inicjatywy wewnętrzne

To coś unikatowego, coś, co jest tylko “Wasze”. Z całą pewnością każda organizacja jest w stanie stworzyć wartość dodaną do tego, co i jak robi, np. pomysłowy program działalności charytatywnej, czy może celebrowanie fakapów ? ;) W branży IT dość popularne są Hackathony, my również je organizujemy, co najmniej dwa razy w roku. Co w tym unikatowego skoro

Hackathony są popularne? Podczas Hackday kodujemy w naszym wewnętrznym projekcie, jemy razem śniadanie, lunch i kolację, ostatnio braliśmy udział we wspólnej atrakcji, podczas której ścigaliśmy się na symulatorach. Co ważne, na hackathon zjeżdżamy się wszyscy do biura, nawet osoby spoza Wrocławia.

Narzędzia pracy

Narzędzia pracy powinny ją ułatwiać, czyli automatyzować, pomagać w zarządzaniu taskami i ułatwiać komunikację. Ważne, aby narzędzi nie było zbyt dużo, bo to takie samo zło, jak ich niedobór. Ostatnio odkryliśmy świetną bezpłatną aplikację ułatwiającą pracę zdalną — Noor, można poczuć się, jakby było się w tym samym biurze, jednocześnie będąc w domu.

Autorzy

Mateusz Zatorski - Co-Founder & CEO,
Łukasz Czyszczonik - Co-Founder & CTO,
Alicja Mazij - Head of People and Culture