Jak tworzyć organizację, w której chce się być

W dzisiejszym świecie jesteśmy skupieni na celach, realizacji zadań, mierzeniu KPI. Chcemy natychmiastowych efektów. Tu i teraz. Najlepiej - na wczoraj. Jeśli oczekujesz od tego artykułu jasnej instrukcji tu naciśnij, a tu przekręć, to od razu uprzedzam Cię, że jej nie znajdziesz. W tekście nie opisuję konkretnych narzędzi ani rozwiązań. Nie będę lekarzem, który pokiwa głową i przepisze leki przeciwbólowe. Zamiast tego, dam szansę na zmianę nastawienia. Zapytam, dlaczego Cię boli. 

Terapia dla organizacji

Dlatego proponuję Ci, abyś wszedł teraz w buty pracownika i odpowiedział na pytanie: Za czym tęsknisz? Jak chcesz, aby wyglądał Twój dzień pracy? Jakie masz potrzeby? Co Cię motywuje? Np.: pakiet na siłownię, czy szansa poprowadzenia projektu samodzielnie?

Zobacz, jakie są Twoje odpowiedzi. Spójrz na to, jak wygląda obecnie kultura firmy, w której pracujesz. Czy organizacja, którą zarządzasz, spełnia wymienione oczekiwania? To jest kluczowy moment, bo od niego zaczyna się ciężka praca. Swój początek ma zmiana, po którą zgłaszają się do nas firmy. Nie jest to jednak przestawienie jednego pionka w inne miejsce. To gruntowne sprzątanie, a czasem budowanie od zera. Dlatego zanim zaczniesz czytać dalej, odpowiedz na kolejne pytanie: Czy zgadzasz się na zmianę?

Jeśli nie, to nie jest to jeszcze moment na Design Thinking, ani prawdopodobnie na inną metodę, która sięga głęboko w organizację i pracowników. Jeśli zgadzasz się, to wiedz, że mówimy o ciągłej zmianie, która dotyczy nastawienia. To długotrwały proces, który nigdy się nie kończy. To jednak wspaniała droga, która owocuje spełnieniem.

Jim Collins w książce Good to Great motywuje do podjęcia zmiany, zwracając uwagę na bardzo ważną kwestię. Wielu liderów nie decyduje się na budowanie wspaniałych firm, ponieważ boi się ogromu pracy, która się z tym wiąże. Tymczasem budowanie świetnej organizacji wymaga tak naprawdę jedynie tylko trochę więcej wysiłku niż budowanie przeciętnej firmy. Skoro stworzenie organizacji już i tak sporo Cię kosztuje, to czy nie warto zainwestować jeszcze odrobinę więcej energii w coś, z czego później będziesz dumny? 

Aby rozpocząć nową ścieżkę, potrzeba dobrego przygotowania. Niezbędna jest tutaj solidna baza, która wesprze zmianę nastawienia. Według mnie, za mało w pracy czerpiemy z życia prywatnego, a jestem pewna że w ten sposób moglibyśmy więcej zrozumieć. Jeśli jesteś w związku i ta druga osoba wciąż Cię odpycha i nie pozwala Ci dawać od siebie to w końcu… przestaniesz próbować. Tak samo jest w pracy.

Jeżeli pracodawca cały czas zarzuca Cię obowiązkami, ale gdy w końcu pytasz go o przeprowadzenie danego projektu od A do Z i słyszysz Nie mam do Ciebie zaufania, to jest to prawdziwy cios. Być może spróbujesz zapytać o to jeszcze raz, czy dwa. Aż w końcu zapał skutecznie zgaśnie, a Tobie przestanie zależeć. Brak zaufania jest w końcu podstawowym elementem w modelu Pięciu Dysfunkcji Pracy Zespołowej. To łączy się również z empatią i komunikacją, których również często brakuje  w organizacjach. Twój szef zakłada, że wolisz pakiet opieki medycznej niż samodzielność, a Ty wyłączasz ambicje i po prostu wykonujesz swoją pracę. 

To są proste schematy, które łatwo zauważyć, jeżeli odrobisz pracę domową pod tytułem “świadomość siebie”. Organizacje i ich pracownicy potrzebują dokładnego rezonansu, w którym wyjdą skrywane głęboko potrzeby, wyznawane wartości i motywacje. Tak jak w procesie terapii - musimy najpierw zajrzeć w głąb siebie, przepracować pewne zachowania, aby dotrzeć do sedna: 

• Jeżeli prosisz szefa o bezpłatny urlop, to czego tak naprawdę potrzebujesz od miejsca pracy?
• Jeżeli Twój zespół pomimo napiętego harmonogramu szkoleń nie jest zaangażowany, to w czym tkwi problem?

Nie możesz zaczynać od postawienia sobie celu, ale od empatii. 

Zacznij od empatyzacji, czyli empatia everyday

Jest początek roku i wspólnie z szefem ustalacie Twoje cele na ten rok. Dajesz znać czego chciałbyś się nauczyć, w których obszarach rozwinąć, a szef omawia swoje oczekiwania. W ciągu roku jednak niespodziewanie zmieniasz dział. Co za to z zawodową ścieżką i celami? Niestety nie zmieniają się razem z Tobą i pod koniec roku jesteś rozliczany z założeń, które ustaliliście w styczniu. Pomimo tego, że jest to zupełnie nieaktualne.

To jeden przykład procedur, które po prostu nie działają. I znowu, gdybyś przełożył to na życie prywatne, zobaczyłbyś absurdalność pewnych działań. Nikt nie będzie rozliczał pary z planów zajścia w ciążę, jeśli po paru miesiącach zdecydowała się rozstać. 

Z tego powodu potrzebna jest empatia. Nie wybiórcza, zdawkowa lub przygotowana na już, bo firma stoi pod murem. Chodzi o codzienną empatyzację, która da niezbędny grunt do kolejnych działań. Przede wszystkim da też odpowiedzi. Bardzo ważnym pytaniem jest: Dlaczego potrzebujemy się zmienić?

Jaka intencja stoi za zmianą. Czy dlatego, że firma nie ma już opcji, bo nowi pracownicy nie są zainteresowani pracą, czy być może widzimy zmieniający się rynek i chcemy się na niego przygotować? Wiem, że Millenialsi od paru lat są gorącym tematem. Zdaję też sobie sprawę z tego, że zatrudnianie osób z pokolenia Y jest często bardzo trudne. Potwierdzają to w rozmowach osoby na wysokich szczeblach, przyznając że Millenialsi są naprawdę inni. Nie wyklucza to jednak tego, że młodzi mogą się zaangażować i świetnie pracować. Potrzebują jednak czegoś innego niż pokolenie 40+, które obecnie pracuje (i być może ich rekrutuje). Aby odkryć, co napędza daną grupę osób, bo nie tylko o Millenialsów chodzi, potrzeba:

• zarządu, który myśli długoterminowo,
• świadomości, że rynek się zmienia,
• genezy zmiany - kim chcesz być, kogo chcesz zatrudniać, czy kultura organizacji nadal przyświeca nowym pracownikom.
• świadomości, czego chcą osoby które będziesz zatrudniać 

Jeżeli już to masz, pora przypomnieć sobie, że zgodziłeś się wcześniej na zmianę. Jej pierwszym krokiem oprócz badania potrzeb jest konsekwencja. Jeśli jako osoba decyzyjna mówisz A, musisz mieć świadomość, że pracownicy będą oczekiwać od Ciebie pozostałej części alfabetu, aby bezpiecznie dojść do Z.

Nie chodzi o zrobienie badania i wrzucenie wyników w ostatnią szufladę w biurku. Wiem, że organizacje kochają ankiety, ponieważ te są proste. Umiejscawiają one zadowolenie pracowników gdzieś w skali od 0 do 10. Co jednak daje Ci wiedza o tym, że Basia z marketingu swoje zadowolenie ocenia na 7? Nic konkretnego. Ankiety dają jedynie poczucie, że zarząd wyciąga rękę w stronę pracowników, ale nic w tym ręku nie ma. Żadnej zmiany. Dlatego ankieta może być początkiem, ale na pewno jednak nie może być jedynym działaniem. Po niej potrzebujesz pogłębionych wywiadów, rozmów i doświadczania.

O procesie rekrutacji i onboardingu mogą wypowiedzieć się wszyscy Twoi pracownicy - codziennie w biurze przewijają się więc setki informacji zwrotnych, które są na wagę złota. Bardzo często tłumaczę klientom, że Design Thinking jest procesem składającym się z 5 etapów, które z kolei zawierają w sobie kolejne narzędzia. I bardzo proste jest wzięcie jednego z nich i bezmyślnie przeprowadzenie go wśród danej grupy lub wypełnienie post itami. Trudniej jest jednak zmienić nastawienie i zacząć traktować pracowników jak ludzi. 

Zapytałam Cię o to, za czym tęsknisz jako pracownik, abyś złapał tę perspektywę. Poczuł, co naprawdę może być ważne. Dopiero gdy jako szef zobaczysz, do czego dany pracownik ma zew, będziesz w stanie ocenić czy dany benefit da mu satysfakcję. Jeżeli w grę wchodzi poczucie misji, szukanie sensu w pracy czy posiadanie wpływu w kwestiach decyzyjnych, to czy karta bonusowa do Sephory to załatwi? Niekoniecznie. W zamian tego może wystarczy, jeśli powiesz: Słuchaj, ufam Ci. Dostajesz ode mnie więcej odpowiedzialności i masz zielone światło do działania. Jeżeli popełnisz błąd, porozmawiamy i wspólnie wyciągniemy z tej sytuacji wnioski. 

Kropla drąży skałę i wiem, że zmiana nastawienia może także wyjść od samych pracowników, których potrzeby proponuję zbadać. Jest to jednak rewolucja, a nie ewolucja. Uważam, że wprowadzanie zmian jest łatwiejsze, gdy przykład idzie z góry. Zarząd powinien sam zdać sobie sprawę z rozbieżności między potrzebami pracowników, a swoimi założeniami. Dzięki temu organizacji łatwiej podjąć odpowiednie kroki, budowane jest także poczucie bezpieczeństwa oraz zaufanie u pracowników. 

Co niesie za sobą zmiana?

Zmianę często porównuję do domina. Poruszenie jednego, z pozoru małego elementu wpływa na położenie kolejnych. Z tego powodu trzeba myśleć holistycznie. Nie jedynie o wybranym fragmencie organizacji, czy danej grupie. Również dlatego trzeba tej zmianie zaaranżować czas. Gdy pracujesz w firmie, w której nowego pracownika z rocznika 2001 rekrutuje osoba ‘78, nie możesz zapomnieć o tym, że są to zupełnie inne osoby. 

Gdy po obu stronach stoją pracownicy o zupełnie różnych potrzebach i perspektywach, trzeba stworzyć dla nich wspólny mianownik. Spójną komunikację. Szybkie zmiany często powodują chaos - łatwo jest zapomnieć o niektórych zainteresowanych. Nie możesz zostawić obecnych pracowników bez żadnych zmian, a nowym proponować elastyczne godziny pracy i home office. Takie działanie u wielu od razu włącza zazdrość i poczucie niesprawiedliwości: Dlaczego ten nowy ma to, czego ja przez 10 lat nie dostałem? Z drugiej strony, czy proponowanie starszym rocznikom tego samego się sprawdzi? Prawdopodobnie nie. Dlatego przy zmianie tak ważna jest komunikacja i zrozumienie potrzeb drugiej osoby. Każdy musi zrozumieć perspektywę innego pracownika, nawet jeżeli zupełnie nie pokrywa się ona z własną wizją. 

Aby się zmienić, potrzebujesz także zaufać i pozwolić na popełnianie błędów. Bardzo dużo młodych osób nie boi się odpowiedzialności, a co więcej - bierze ją na swoje barki i chce się z nią zmierzyć. Dlatego zaufaj i pozwól działać. Oddaj stery swojemu pracownikowi, ale zapytaj czego potrzebuje od Ciebie i innych pracowników. Co chce zabrać na statek? Ustalcie wspólnie ryzyka, a następnie rzuć cumy i pozwól mu próbować. Nie zapominaj jednak o tym, aby na nowo zdefiniować odpowiedzialność. Konsekwencją popełnienia błędu nie może być natychmiastowe zwolnienie, ale rozmowa. Oczywiście z wyjątkiem ekstremalnych nadużyć. Podczas rozmowy definiujecie błędy, ich przyczynę i sposoby, aby uniknąć ich następnym razem. Tego oczekiwalibyśmy w życiu codziennym od swojego partnera, członka rodziny, czy przyjaciela. I ponownie uważam, że warto oczekiwać tego od swojego środowiska pracy. 

Przy zmianie przygotuj się także na odpuszczenie. Porzucenie pierwotnych planów wzbudza paniczny lęk w niejednej organizacji. Równocześnie jest ono jednak niezbędne, aby pójść dalej. Od dawna mamy zakodowane to, że ustalony z góry cel jest jedynym słusznym i niezależnie od drogowskazów po drodze, musimy iść w wyznaczonym wcześniej kierunku. Co jednak, jeśli otworzysz się na zmianę? I odpuścisz wizję, w której zaangażowanie pracowników buduje się za pomocą pakietu de facto nudnych szkoleń? Lub porzucisz plan, w którym proces rekrutacji wygląda tak jak zawsze? 

Odpowiem: przyjdzie nowe. Jeśli postawisz na pogłębioną empatię, zrozumienie różnych perspektyw i weźmiesz odpowiedzialność za wszystkie działania, to ta zmiana będzie dobra. Jest to w końcu słuszna reakcja na panujące na świecie trendy, czyli wzrost różnorodności w środowisku pracy. Praca z przeróżnymi pod względem płci, zainteresowań, kultury i wyznania osobami jest jedynie kwestią czasu, dlatego powinieneś uczyć się zarządzania takim zespołem już teraz. Zmiana nastawiona na empatię nie będzie sztucznym działaniem wyssanym z palca, a zaczerpniętym z samego jądra organizacji - jej pracowników. Tak było w przypadku BlaBlaCar, który stworzył nowy proces rekrutacji. Firma zdecydowała się na z pozoru małe zmiany jak zamianę rozmowy rekrutacyjnej na rozmowę zapoznawczą, czy stworzenie person, wykonanie testów Gallupa oraz ostatecznie warsztat Design Thinking oparty na kejsach firmy. Te działania sprawiły, że zespół BlaBlaCar zaczęły wypełniać osoby, które naprawdę pasują do organizacji. A to zaowocowało szeregiem super pomysłów i rozwiązań, które odbiły się szerokim echem w Polsce. 

Gdy ego się boi

Na koniec zostawiłam główne blokady zmiany - ego i strach. Jeżeli w Twoje ręce nie wpadła jeszcze książką Powerful Patty McCord, to jest to najwyższa pora. Choć cała książka jest wypełniona smaczkami HR-owymi, to najmocniej została we mnie jedna kwestia.

Netflix pewnego dnia zrozumiał, że musi zatrudniać ludzi mądrzejszych od siebie. Banalne, prawda? A jednak, ile managerów i szefów porzuca obawę o swoją pozycję i decyduje się zatrudnić kogoś, kto oślepia błyskotliwymi pomysłami? Gdy spotykam się w naszym  Brainwave’owym zespole wiem, że te osoby są mądrzejsze ode mnie. Wiem też, że i one myślą tak o mnie. I to jest naprawdę piękne, bo dzięki temu potrafimy wyjść ze spotkania z poczuciem, że robimy wielkie rzeczy. Puszczam ego, a przyjmuję zaufanie do współpracowników i poczucie, że oni ufają mi. Jeżeli będziesz zatrudniać osoby głupsze, firma będzie robiła głupie rzeczy. Po prostu. 

Inny równie ważny przekaz płynie z audiobooka Brene Brown Dare to lead. Chodzi o zrozumienie tego, że niezależnie od wykonywanego zawodu lub pełnionej funkcji, w niektórych rzeczach jesteś w świetny, a w innych najzwyczajniej w świecie beznadziejny. To samo ma Tomek z działu HR, Ewa, z marketingu, Pani Kasia w osiedlowym sklepie i ja. Dlatego bardzo ważne jest, abyś nie tyle co zdawał sobie sprawę ze swoich mocnych i słabych stron, co potrafił się do tego przyznać i na tej podstawie zbudował zespół. Gdy odpuścisz ego, będziesz w stanie dopuścić do swojej firmy osoby, których naturalne talenty uzupełniają Twoje braki. I w ten sposób razem będziecie mogli zdziałać więcej. 

Podsumowanie

Jedyną słuszną odpowiedzią na pytanie Jaki jest najlepszy pracodawca?  Jest: Taki, który odpowiada na potrzeby swoich pracowników. Głęboko w potrzebach tkwi zmiana nastawienia, która jest ciężka, ale równocześnie - niezbędna. Jeżeli jednak odpowiednio przygotujesz się do tej zmiany, będziesz mógł przeprowadzić ją krok po kroku. Wierzę, że przychodzi w końcu czas na ewolucję w środowisku zawodowym, w ramach której odchodzimy od traktowania organizacji jako życiowego przymusu, a zaczynamy tworzyć miejsca, w których chce się być. Do tego potrzeba jednak zgody na zmianę, szczerej intencji, samoświadomości, empatii i komunikacji.