Na co zwrócić uwagę, szukając dobrej księgowości na B2B

Rozważasz założenie własnej działalności gospodarczej? Masz swój pomysł na biznes lub wręcz oczekują od Ciebie przejścia na B2B w robocie? Prędzej czy później przed tym dylematem stanie większość przedstawicieli branży IT. Zazwyczaj najtrudniejszym tematem do ugryzienia jest określenie, czy to już ten etap, gdy przejście na działalność się opłaci czy nie. W tym zakresie, zamiast wróżyć z fusów lepiej udać się do księgowej, która przedstawi sytuację na zasadzie zysków i strat, byś mógł oszacować ryzyko. W tym artykule znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci wybrać odpowiednie biuro rachunkowe pasujące do Twoich potrzeb.

Z naszego Badania społeczności IT 2021 wiemy, że obecnie ⅓ naszych ankietowanych już jest na umowach B2B. Jak jednak sytuacja zmieni się po wejściu Polskiego Ładu w 2022 r. - będziemy obserwować.

Zacznijmy od podstaw, czyli w czym Cię wyręczy biuro księgowe

Biuro księgowe najczęściej przejmuje od przedsiębiorcy prowadzenie ksiąg rachunkowych / przychodu / rozchodu, pilnują obiegu niezbędnej dokumentacji, tworzą sprawozdania i niezbędne rejestry dla instytucji. Zazwyczaj zadanie pomniejszych przedsiębiorców kończy się na podpisaniu dokumentów i wykonania stosownych przelewów na podatki i składki, zgodnie w kwotach podanych przez księgową.

Sprawa nieco się komplikuje, gdy sam zatrudniasz pracowników, więc dochodzą Ci kwestie prowadzenia akt osobowych, ewidencję urlopów / nadgodzin / zwolnień lekarskich, przygotowywanie umów, tworzenie świadectw pracy i rocznego sprawozdania o dochodach.

Również warto mieć wsparcie / poradę w zakresie biznesu, czyli jaka forma rozliczania się będzie najkorzystniejsza dla naszej firmy. Przyznam szczerze, że sama w 2021 r., przeszłam na działalność i na początku wydawało mi się to czarną magią. Na szczęście moja księgowa wszystko mi wyjaśniła i nagle stała się światłość. Takiej specjalistki życzę także Tobie ? 

Na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki. Benjamin Franklin

Jakie są zalety z korzystania z usług biura rachunkowego?

• zaoszczędzisz czas, ponieważ nie musisz się zagłębiać w przepisach podatkowych,
• oszczędzasz środki— gdybyś sam miał wykupić dostęp do programów księgowych i odbywać szkolenia aktualizujące wiedzę musiałbyś wydać znacznie wyższą kwotę.
• wygoda— księgowa przygotuje za Ciebie raporty i większość dokumentacji. Po podpisaniu umowy o świadczenie usług księgowych możesz udzielić niezbędnych pełnomocnictw, by załatwiała w Twoim imieniu część spraw.
• śpiszspokojnie, ponieważ specjalista zajmuje się rachunkami Twojej firmy i za nie odpowiada. Będziesz miał pełen wgląd w swoją dokumentację, a jeśli dodatkowo mają wykupione ubezpieczenie OC — w razie błędu będziesz mógł liczyć na odszkodowanie.

Jak wybrać swoje biuro rachunkowe?

Przede wszystkim popytaj wśród znajomych o rekomendację. Masz wtedy pewność, że dane biuro rachunkowe jest już przez kogoś sprawdzone. Poza informacjami o warunkach współpracy z pierwszej ręki będziesz mógł w przyszłości porównywać np. ilość informacji przekazywanych przez księgowe czy czas obróbki Waszych dokumentów.

Jeśli jednak nie masz nikogo sprawdzonego pod ręką lub nie przyjmują już nowych klientów — pozostaje szukanie specjalistki na własną rękę. Na szczęście możesz liczyć na wsparcie redakcji Bulldogjob.

Co warto wziąć pod uwagę, sprawdzając biuro księgowe?

Poniżej w punktach zebraliśmy najważniejsze kwestie, którymi powinieneś uwzględnić, wybierając swoje biuro księgowe i o co warto zapytać:

• Specjalizacja biura— jeśli masz nietypową branżę, która wymaga dodatkowych przepisów lub różnego opodatkowania poszczególnych usług, możesz poszukać po biurach, które bezpośrednio działają w tych obszarach. Ułatwi to potem komunikację i szybsze działania.
• wsparcie w papierologii— dotyczy to instrukcji przy założeniu działalności, przygotowaniu niezbędnych dokumentów / pełnomocnictw ze wskazaniem terminów i instytucji, konsultacji w ramach kontroli ze skarbówki itd. Dzięki temu będziesz wiedział jaki wariant usług musisz wybrać, by spełniły Twoje oczekiwania. 
• ubezpieczenie OC— jego zadaniem, jest zabezpieczenie klientów przed kosztami związanymi z błędami pracowników biura rachunkowego. Jednakże podstawowy zakres ubezpieczenia (które ma większość biur), nie uwzględnia kalkulacji wynagrodzeń i wyliczania składek na ZUS. Dopytaj, w jakich przypadkach będziesz mógł liczyć na odszkodowanie, wynikające z pomyłki księgowej.
• ochrona danych i Twojej dokumentacji— skoro już rozmawiamy o błędach, to nie zapominajmy o bezpieczeństwie danych. Podpytaj, jakie mają procedury bezpieczeństwa, jak zabezpieczają serwery i czy mieli już wycieki danych. Również warto sprawdzić, z jakich systemów księgowych korzystają, by oszacować ich niezawodność.  
• pracownicy— tutaj powinieneś sprawdzić 3 kwestie:
• ile osób jest w firmie, czyli w przypadku nieprzewidzianych chorób czy urlopów będziesz mógł liczyć na pomoc wykwalifikowanej księgowej.
• jakie są kompetencje pracowników i jak często aktualizują swoją wiedzę. Szczególnie dopytaj o kwestie związane z ostatnimi zmianami w prawie np. o Polskim Ładzie (więcej o zmianach przeczytasz tutaj >>).
• z kim będziesz właściwie pracował — powinieneś wiedzieć, kto i w jakiej formie będzie się Tobą opiekować. Warto z taką osobą się spotkać czy zdzwonić i sprawdzić, czy się po ludzku dogadacie, by obie strony rozumiały, co mają robić. Łatwiej będzie dogadać takie szczegóły jak terminy dostarczania dokumentów, formy kontaktu itd.
• cennik— klasyka gatunku, która może zaważyć na Twojej decyzji. Porównaj pakiety usług, limity faktur i jak to będzie wyglądać, gdy Twoja działalność się rozwinie. Pamiętaj, że z nowym rokiem i wejściem w życie polskiego ładu biura podatkowe podniosły koszty nawet o 40%.
• referencje i doświadczenie— jeśli nie od znajomych, to uzyskaj informacje bezpośrednio z biura rachunkowego. Na podstawie opinii innych klientów i wielkości tych firm wywnioskujesz, jak sobie poradzą ze wsparciem Twojej działalności.

Zanim podpiszesz umowę współpracy — dokładnie ją przeanalizuj i wyjaśnij wszystkie niejasności. Niezależnie od branży i okoliczności należy dokładnie czytać umowy, jakie zawieramy, by znać obowiązki i przywileje obu stron. Dokładne zapoznanie się z umową w przyszłości uchroni Cię przed niepotrzebnymi nieporozumieniami.

Przypominamy o deklaracji rozliczania podatku

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, to najpóźniej do 20 lutego 2022 r. musisz dostarczyć do Urzędu Skarbowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oświadczenie o formie opodatkowania Twojej działalności. 

Warto skonsultować z księgową, która opcja rozliczania będzie dla Ciebie najkorzystniejsza, by Twoich dochodów nie zeżarła nowa składka zdrowotna. Kalkulator i poradnik polskiego ładu w pigułce znajdziesz tutaj >>, natomiast korzyści przejścia na ryczałt tutaj >>.

Mam nadzieję, że powyższe informacje pomogą Ci wybrać idealne biuro rachunkowe. Zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowi zmuszeni są odnaleźć się w nowej rzeczywistości podatkowej, które będzie się jeszcze zmieniać (zapowiedziano już 2 poprawki do ustawy o polskim ładzie).

Jeśli chcesz się podzielić dodatkowymi wskazówkami wybrania najlepszej księgowej — pisz śmiało w komentarzu. Każda wskazówka jest bezcenna.