Sorry, I was on mute!

Mieliście kiedyś wrażenie, że podczas spotkania na mostku telefonicznym niektórzy uczestnicy jedzą kanapkę? Ja tak. I co więcej, jestem pewien, że tak kiedyś musiało się zdarzyć! Albo, że ktoś po trzech minutach mówienia orientuje się, że go nie słychać, bo zapomniał zdjąć wyciszenie z mikrofonu, a nikt tego nie zauważył?


Zresztą zaangażowanie w rozmowę tylko słuchu, kiedy inne zmysły kuszone są analizowaniem otoczenia biurka (smartfon, widok na ulicę) jest przecież niesamowicie trudne. Tryb audio-only w pracy sprawdza mi się tylko dla krótkich rozmów telefonicznych z jedną osobą.

Pracuję w dużej mierze z ludźmi z innych krajów. Naturalnie zawsze interesowała mnie jakość komunikowania się z nimi, bo - jeśli nie uda się nam zaangażować w rozmowę - czuję, że tracimy czas. Dodatkowo ta tematyka to mój chleb powszedni, sam zajmuję się projektowaniem rozwiązań ICT podnoszących komfort spotkań online. Z mojego doświadczenia wynika, że wszystko zależy od dwóch rzeczy: dostępnych narzędzi i kultury pracy (czyli nastawienia) zespołu.

Pamiętam, że moje pierwsze spotkanie online w pracy odbyło się na zwykłym mostku telefonicznym. Miałem wtedy na biurku telefon stacjonarny bez jakichkolwiek akcesoriów, więc przez dwie godziny trzymałem przy uchu słuchawkę wiszącą na kręconym kablu. Po drugiej stronie włączono tryb głośnomówiący, więc dźwięk był zaszumiony i niewyraźny. Nie wspomnę już o obcobrzmiącym akcencie w języku angielskim, którego nie dało się zrozumieć. Wiele słów się domyślałem, bo pytanie po raz setny o powtórzenie nie wchodziło w grę. Od tego czasu nauczyłem się wiele na temat organizowania takich spotkań.

Krok pierwszy: zadbaj o dobry dźwięk

1. Dobre brzmienie głosuw słuchawce to podstawa. Unikaj długotrwałych rozmów przez telefon komórkowy, jeśli nie masz pewności, że głos jest kodowany w dobrej jakości. Możesz być natomiast spokojny, jeśli jest to rozmowa VoLTE czy VoWIFI.
2. Używaj słuchawek. Mogą być to słuchawki od smartfona z mikrofonem na kablu czy dedykowany zestaw słuchawkowy na głowę, podłączany do laptopa. Najważniejsze: nigdy wbudowany w laptop mikrofon dookólny. W trybie głośnomówiącym wyjątkiem są profesjonalne mikrofony kierunkowe w urządzeniach do audiokonferencji.
3. Kiedy nie mówisz, włączaj wyciszenie. I nie zapominaj o unmute, kiedy chcesz coś powiedzieć. ;)

Teraz słyszymy się już dobrze, ale na tym nie poprzestajemy. Z mostka audio przesiądźmy się więc na narzędzia dające wiele więcej możliwych form kontaktu. Do wyboru jest wiele rozwiązań: Microsoft Skype for Business, Cisco Spark, Workplace by Facebook, Amazon Chime itd.. Niektóre zaproponuje Ci Twój dział IT, inne uruchomić można samemu w Internecie.

Krok drugi: pomachaj rozmówcy

A gdyby tak się zobaczyć? Specjaliści od komunikacji międzyludzkiej podkreślają, że komunikacja niewerbalna to lwia część każdego przekazu podczas rozmowy. Mimika, postawy ciała, czy ruchy oczu dają możliwość czytania stanów emocjonalnych. Te sygnały odbieramy nawet podświadomie. I dodatkowy efekt - zaangażowanie wszystkich uczestników spotkania w rozmowę jest znacząco większe.

Zauważyłem, że istotnym problemem w tej kwestii jest niechęć do włączania kamery. W moim przypadku najczęstszym powodem braku obrazu u rozmówcy jest zaklejenie kamery w laptopie na stałe taśmą klejącą ☺. Żeby nie podglądali. Uspokajam, dużo w pracy nie podejrzą, najwyżej Wasze spocone od pracy skronie i ładną, nową koszulę. Zaklejajmy w domu, bo tam jest nasza prywatność. Ale dobrze, rozumiem, sam lepiej się czuję kiedy mam stuprocentową gwarancję, że się podejrzeć nie da. Więc poza spotkaniami polecam:

• odchylać kamerę do góry, jeśli jest to kamera doczepiana
• zamykać zastawkę obiektywu, jeśli kamera takową posiada
• dokupić za grosze miniaturową, przyklejaną zasłonkę kamery!

Voilà! Zapytam jeszcze prowokacyjnie: czy zaklejacie kamerkę w smartfonach? :)

Drugim często napotkanym powodem jest: „ale ja nie wiem jak włączyć". Z reguły wystarczy kliknąć przycisk „włącz wideo". Mamy często wewnętrzne obawy przed zmianami i robieniem rzeczy nowych. Zmiana nawyków wymaga jakiegoś wspomagacza. Dowiedz się jak najprościej włączyć tryb wideo i zainwestuj parę chwil na wytłumaczenie tego pozostałym. Najczęściej wystarczy pokazać to tylko raz. Efekty lepszej komunikacji widać bardzo szybko.

Pamiętaj też o podejrzeniu widoku swojej kamery i:

• wykadruj obraz
• unikaj siedzenia z oknem za plecami (bo Twoja postać będzie ciemną plamą)
  
  

Krok trzeci: wspólnie twórz treść

Współdzielenie ekranu nie jest niczym nowym w narzędziach IT. Ten tryb współpracy przydaje się szczególnie, gdy trzeba wytłumaczyć skomplikowane zagadnienie techniczne, omówić dokument czy interfejs aplikacji. Takie sytuacje to doskonała okazja, żeby eksperymentować ze współbieżnym rysowaniem na wirtualnej tablicy. Niestety do wygodnego rysowania nie wystarcza myszka. Komfortowo można to robić jedynie albo na tablecie, albo na dedykowanej interaktywnej tablicy multimedialnej.

Szczególnie doceniam tę drugą grupę urządzeń, bo daje wrażenie przebywania z innymi w tym samym pomieszczeniu z dużą tablicą. Wybór jest coraz większy: Google Jamboard, Cisco Spark Board, Microsoft Surface Hub itd.. Co najważniejsze - uczestnicy spotkania mogą do takiej sesji dołączać z poziomu przeglądarki lub aplikacji mobilnej i co najmniej widzą rysowaną treść.

Krok czwarty: zadbaj o kulturę

Namawiam do stosowania tych paru praktycznych zasad dobrych spotkań online:

• organizuj spotkania z maksymalnie 5 uczestnikami - bo gdy jest Was więcej, na pewno ktoś odpłynie myślami
• poproś o taki sam poziom uruchomionych funkcji u każdej ze stron (np. wszyscy włączcie kamery)
• rób przerwy na ew. reakcje, obserwuj emocje, steruj spotkaniem czytając przekaz niewerbalny
• podziel spotkanie na części, jeśli są osoby, które nie muszą uczestniczyć we wszystkich punktach agendy
• narysuj schemat na żywo, zamiast pokazywać gotowy slajd - to buduje zaangażowanie
• gestykuluj, a zyskasz dużo lepsze zrozumienie
• uśmiechaj się :)

Współpraca na odległość jest dziś już nie tylko możliwa, ale też coraz bardziej przyjemna. Już teraz możemy z dowolnego miejsca, dowolnego urządzenia, dowolnej platformy sprzętowej uczestniczyć w bardzo twórczych spotkaniach. Jeszcze dziś przejrzyj, co jest dostępne w Twoim środowisku biurowym, a może okaże się, że o pewnych narzędziach lub funkcjach nie wiedziałeś!

Czego spodziewać się po takich rozwiązaniach w przyszłości? Perfekcyjnej ergonomii, tzw. one-button-to-push, aby dołączyć, udostępnić, itd. Koniec z wielostronicowymi instrukcjami uruchomienia systemu do wideokonferencji i trzech pilotów do różnych urządzeń na stole pełnym kabli.

Na pewno także implementacji inteligentnych asystentów typu Alexa czy Siri do tworzenia i prowadzenia spotkań. I, na koniec, sztucznej inteligencji (AI), która w tle rozpozna osoby wchodzące do salki spotkań, a na podstawie ich kalendarzy uruchomi połączenie wideo z innymi lokalizacjami, albo napisze notatkę ze spotkania na podstawie prowadzonych wcześniej rozmów.

Taka oto przyszłość, właśnie tu w pracy - z pełnym rozumieniem celu i dużym zaufaniem do użytych platform - ani trochę mnie nie przeraża, a na pewno inspiruje.